Doanh nghiệp khi phát triển đến một giai đoạn nhất định sẽ hình thành nên nhu cầu mở rộng thị trường. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức thành lập văn phòng đại diện tại nhiều khu vực khác nhau nhằm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, xúc tiến mối quan hệ với khách hàng hay giới thiệu sản phẩm/dịch vụ ra thị trường, v.v. Vậy văn phòng đại diện là gì? Chức năng của loại hình văn phòng này đối với mỗi doanh nghiệp? Xem đến cuối bài để nắm rõ hơn về thủ tục thành lập VPĐD.
Contents
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Đây là đơn vị đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp, bảo vệ các lợi ích của tổ chức theo quy định tại điều 45 của Luật Doanh Nghiệp.
Hiện nay, văn phòng đại diện gồm 02 nhóm:
- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hiện hiện thương mại tại Việt Nam.
- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam (thương nhân nước ngoài tại Việt Nam).
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp, thay mặt doanh nghiệp thực hiện một vài chức năng hành chính như:
- Thực hiện các công việc phát triển ngành, nghề kinh doanh được cơ quan có thẩm quyền cấp phép trên địa bàn hoạt động theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Thực hiện báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định nhà nước.
- Báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, đề xuất chiến lược phát triển hàng năm.
- Tổ chức thực hiện hạch toán kinh tế.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo định hướng của HĐQT.
- Phối hợp với trụ sở chính và các chi nhánh, VPĐD khác để thực hiện công việc, khai thác thị trường tiềm năng hay điều động nhân viên khi cần thiết.
- Chăm lo cho đời sống vật chất và tinh thần cho các cán bộ nhân viên.
- Soạn thảo văn bản pháp quy phục vụ hoạt động của VPĐD dựa trên văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó cũng có một vài lưu ý về văn phòng đại diện như sau:
- VPĐD không được phép trực tiếp kinh doanh, mua bán hàng hóa để thực hiện hoạt động thương mại.
- VPĐD không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ 3 với mục đích thương mại.
- Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của VPĐD sẽ phụ thuộc vào công ty mẹ, do công ty mẹ chi trả toàn bộ.
Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?
Tùy thuộc vào mục đích kinh doanh mà doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập văn phòng đại diện hoặc chi nhánh công ty.
- Nếu doanh nghiệp muốn có một đơn vị phụ thuộc thay mặt cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, tìm kiếm khách hàng tiềm năng hay xúc tiến quan hệ với khách hàng,… mà không có mục đích thương mại. Lúc này, thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ là phù hợp.
- Nếu doanh nghiệp muốn có một đơn vị kinh doanh độc lập để tạo ra nguồn thu trực tiếp từ kinh doanh, doanh nghiệp nên thành lập thêm chi nhánh công ty. Đơn vị này sẽ hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty
Chuẩn bị bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Bước đầu trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty đó chính là chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, bao gồm đầy đủ các giấy tờ:
- Văn bản thông báo về việc thành lập VPĐD theo mẫu.
- Quyết định của công ty về việc thành lập VPĐD.
- Biên bản họp của công ty về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu của văn phòng đại diện.
- Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu VPĐD.
- Hợp đồng ủy quyền cho người tiến hành công việc.
Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Sau khi chuẩn bị xong bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty, người đại diện tiến hành nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương – nơi có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
Nhận giấy chứng nhận đăng ký thành lập VPĐD
Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Lời kết
Bài viết trên đây, Công ty Cổ phần Long Hậu (LHC) đã tổng hợp đầy đủ các thông tin: Văn phòng đại diện là gì? Chức năng chính của VPĐD công ty cũng như hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất. Hy vọng với những chia sẻ trên đây, bạn sẽ chọn được hình thức mở rộng thị trường phù hợp với doanh nghiệp. Truy cập ngay longhau.com.vn để có thêm nhiều thông tin hữu ích!
