Tham gia hội chợ triển lãm là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ và tiếp cận khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, việc hạch toán chi phí tham gia hội chợ triển lãm cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính minh bạch và tối ưu hoá lợi nhuận. Dưới đây là những chi phí chính cần được hạch toán khi doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm.
Contents
Chi phí thuê mặt bằng
Chi phí đầu tiên và không thể thiếu trong hạch toán chi phí tham gia hội chợ triển lãm là chi phí thuê mặt bằng gian hàng. Mức phí này phụ thuộc vào diện tích gian hàng mà doanh nghiệp lựa chọn. Các kích thước phổ biến như 18m² (3m x 6m) hoặc 36m² (6m x 6m) thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưu tiên lựa chọn. Việc này giúp doanh nghiệp có được một vị trí thích hợp mà vẫn đảm bảo ngân sách hợp lý.
Phí ký quỹ gian hàng
Phí ký quỹ là một khoản tiền đảm bảo, giúp bảo vệ cơ sở vật chất tại hội chợ. Phí này sẽ được hoàn lại sau khi sự kiện kết thúc, với điều kiện không có thiệt hại nào xảy ra trong quá trình lắp đặt gian hàng. Mức phí ký quỹ trung bình khoảng 1.100.000 VND/m², và đây là khoản chi cần được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Phí quản lý gian hàng
Hạch toán chi phí tham gia hội chợ triển lãm bao gồm cả chi phí quản lý đơn hàng, là các dịch vụ như vệ sinh, bảo vệ và quản lý trong suốt thời gian diễn ra triển lãm. Phí này được tính dựa trên diện tích gian hàng, với mức trung bình khoảng 120.000 VND/m². Đây là khoản chi không thể bỏ qua để đảm bảo hoạt động của gian hàng diễn ra suôn sẻ.
Phí điện năng tiêu thụ
Điện năng tiêu thụ là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình vận hành gian hàng. Chi phí này được tính dựa trên số lượng bóng đèn, ổ cắm và các thiết bị điện mà gian hàng sử dụng. Ban tổ chức hội chợ sẽ cung cấp chi tiết về mức phí điện năng trong các tài liệu hướng dẫn, và doanh nghiệp cần đăng ký chính xác số lượng thiết bị điện cần thiết.
Phí thẻ thi công gian hàng
Mỗi nhân viên tham gia lắp đặt gian hàng cần có một thẻ thi công để ra vào khu vực triển lãm. Chi phí cho mỗi thẻ là 110.000 VND. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo an ninh và trật tự trong quá trình thi công.
Xem thêm>> Bật mí 5 cách bán hàng hội chợ hiệu quả, thu hút khách
Chi phí khác
Ngoài các chi phí chính nêu trên, doanh nghiệp còn cần hạch toán chi phí tham gia hội chợ triển lãm khác như:
- Chi phí vận chuyển và lưu trữ hàng hóa: Bao gồm chi phí để vận chuyển các sản phẩm và thiết bị đến địa điểm hội chợ và lưu kho trước khi trưng bày.
- Chi phí quà tặng cho khách hàng: Các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và phân phối quà tặng như đồ lưu niệm hay sản phẩm dùng thử để thu hút và tri ân khách tham quan.
- Chi phí bảo hiểm vận chuyển hàng hóa: Để đảm bảo an toàn cho các sản phẩm trưng bày trong quá trình vận chuyển và sắp xếp tại hội chợ.
- Chi phí bảo hiểm gian hàng: Bảo hiểm cho gian hàng để đảm bảo an toàn cho tài sản và trang thiết bị trong suốt quá trình lắp đặt và triển lãm.
- Chi phí xây dựng và trang trí gian hàng: Khoản chi phí dành cho các dịch vụ thiết kế, sản xuất, và lắp ráp gian hàng sao cho nổi bật và thu hút sự chú ý của khách tham quan.
Mỗi hội chợ triển lãm có các quy định và mức kinh phí riêng, do đó doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà thầu thiết kế thi công để nhận được báo giá chi tiết và hợp lý nhất. Những thông tin như tên hội chợ, địa điểm, diện tích gian hàng, bản thiết kế và ý tưởng thi công là những yếu tố quan trọng giúp nhà thầu tư vấn và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo gian hàng của bạn nổi bật tại hội chợ triển lãm, hãy chọn AVICOM – đơn vị uy tín chuyên thiết kế và thi công gian hàng triển lãm. AVICOM không chỉ giúp bạn ước lượng chính xác các chi phí cần thiết mà còn tư vấn chi tiết để doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa ngân sách, đảm bảo sự thành công cho mọi sự kiện tham gia. Liên hệ với AVICOM ngay hôm nay để lên ý tưởng thiết kế gian hàng sáng tạo và nhận báo giá thiết kế gian hàng triển lãm ưu đãi nhất!
Hạch toán chi phí tham gia hội chợ triển lãm một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu ngân sách mà còn đảm bảo sự thành công khi tham gia hội chợ triển lãm.
