Quản lý kho là một trong những công việc có tính chất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến doanh thu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo không xảy ra thất thoát hay thiếu hụt hàng hóa.
Để tìm hiểu kỹ hơn về quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO, hãy xem ngay bài viết dưới đây nhé!
Contents
Giới thiệu quy trình quản lý kho theo ISO
ISO (International Organization for Standardization) là một tổ chức phi chính phủ được thành lập năm 1947 với mục đích tiêu chuẩn hóa quốc tế về thương mại và công nghiệp. Trong đó, quy trình quản lý kho vật tư là một tiêu chuẩn do ISO đề ra.
Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO đã và đang được rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong mô hình quản lý của mình. Bởi đây là tiêu chuẩn được đặt ra bởi các nhà quản lý kho hàng đầu thế giới, mang tính khoa học và nhất quán.
Quy trình quản lý khi theo ISO
Quy trình này bao gồm các công đoạn, tiêu chuẩn như nhập hàng, xuất hàng, lưu kho, giúp doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả công tác quản lý kho.
Lợi ích khi áp dụng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO
Quy trình quản lý kho theo ISO là một trong những quy trình được nhiều doanh nghiệp ứng dụng hiện nay bởi những lợi ích sau:
- Giúp cho việc vận hành của kho hàng được thực hiện một cách trơn tru, liền mạch. Các bộ phận trong kho sẽ biết rõ được công việc của mình để thực hiện tốt nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả làm việc.
- Quy trình quản lý kho chuẩn ISO giúp cho việc giám sát các hoạt động của kho hàng trở nên dễ dàng hơn, giảm bớt áp lực cho người quản lý.
- Công tác kiểm soát và nắm bắt tình hình khi hàng được thuận tiện hơn, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định xuất, nhập hàng hợp lý, cũng như đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên kho.
- Quy trình quản lý chất lượng ISO còn giúp chuẩn hóa công việc của từng bộ phận. Từ đó giúp nâng cao khả năng, nghiệp vụ và tính trách nhiệm cho nhân viên.
- Người quản lý có thể kiểm soát, lường trước các sự cố, rủi ro có thể phát sinh trong quá trình vận hành để loại bỏ hay giảm thiểu sự ảnh hưởng đáng kể.
- Việc áp dụng quy trình quản lý kho khoa học còn giúp doanh nghiệp tạo được sự tin tưởng của khách hàng và đối tác thông qua sự chuyên nghiệp và năng lực quản lý của doanh nghiệp.
Quy trình quản lý kho mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Chi tiết quy trình quản lý kho theo ISO
Có thể thấy, nếu như quá trình quản lý khi hàng được thực hiện không theo một quy trình nhất định nào cả thì nguy cơ xảy ra sai sót, mất kiểm soát là rất cao. Vì vậy, bất kì doanh nghiệp nào cũng cần áp dụng quy trình quản lý để giám sát chặt chẽ kho hàng của mình.
Vậy, quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO sẽ diễn ra như thế nào?
Kiểm tra cơ sở dữ liệu hàng hóa
Để thực hiện quá trình quản lý kho hàng, doanh nghiệp cần có cơ sở dữ liệu hàng hóa. Đây là thành phần không thể thiếu đối với mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh vì tính chất quan trọng và bảo mật của dữ liệu.
Những công việc cơ bản trong khâu kiểm tra cơ sở dữ liệu hàng hóa gồm: kiểm tra lượng hàng tồn kho, số lượng hàng hóa mỗi khi phát sinh giao dịch mua/nhập/xuất hàng, phân loại hàng,…
Quản trị tốt cơ sở dữ liệu giúp hạn chế sai sót trong việc quản lý kho
Mua hàng
Việc lên kế hoạch mua hàng và mua sắm hàng hóa cần được tính toán kỹ lưỡng, phù hợp với kế hoạch quy trình sản xuất và kế hoạch tổng quát của doanh nghiệp, cũng như tình hình tồn kho hiện tại. Doanh nghiệp không nên nhập những mặt hàng còn tồn kho số lượng lớn nhưng không thu lại lợi nhuận.
Nhập kho
Nhân viên phụ trách công tác nhập kho hàng hóa sẽ chịu trách nhiệm: tiếp nhận giấy tờ nhập kho và kiểm tra thông tin theo đúng quy định của doanh nghiệp, ghi ohieeus nhập kho (đầy đủ thông tin doanh nghiệp và nhà cung cấp), kiểm tra hàng hóa (số lượng, mẫu mã, kích thước, chất lượng, quy cách đóng gói,…),…
Lưu kho
Tại bước này, nhân viên kho hàng cần thực hiện các hạng mục công việc gồm: ghi đầy đủ các giấy tờ cần thiết và biên bản để lưu kho, sắp xếp hàng hóa vừa nhập vào kho theo đúng vị trí, ngăn nắp để hạn chế hư hỏng và thuận tiện trong việc quản lý, tuân thủ các quy định lưu kho của doanh nghiệp, đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy,…
Hàng hóa sau khi nhập cần được lưu kho theo đúng quy định
Xuất kho
Tại bước thứ 4 của quy trình quản lý kho theo ISO đó là xuất kho. Tại đây, nhân viên kho sẽ phụ trách các nghiệp vụ: tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ có liên quan đến công tác xuất kho hàng hóa, ghi nhận thông tin xuất kho, lập báo cáo thống kê số lượng hàng sau xuất kho để theo dõi,…
Kiểm kê, báo cáo và thống kê hàng hóa
Đây là công việc được thực hiện định kỳ để kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với số lượng được ghi trong sổ sách quản lý. Các công việc của nhân viên quản lý kho sẽ bao gồm: lập biên bản kiểm kê, thống kê chính xác số lượng hàng hóa thực tế, báo cáo lên cấp trên sau khi hoàn thành công việc.
Trên đây là toàn bộ những thông tin về quy trình quản lý kho theo ISO mà chúng tôi muốn chia sẻ. Hy vọng những kiến thức này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý kho sao cho khoa học, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý sản xuất, kinh doanh.
