Một người quản lý giỏi không chỉ là người xuất sắc trong công việc, mà còn là người có khả năng phân bổ công việc lớp lý, biết cách giao việc và chia sẻ công việc cho nhân viên của họ. Kỹ năng giao việc không đơn giản là câu nói “em hãy làm cái này đi” một cách khô khan và thiếu tôn trọng. Người quản lý tốt là người khiến cho cấp dưới cảm thấy vui vẻ và sẳn lòng khi được giao việc. Vậy kỹ năng giao việc là gì? Làm gì để trở thành một nhà quản lý tốt trong công việc. Mời bạn theo chân Ekhuyenmai.vn để giải đáp cặn kẽ hơn những thắc mắc này nhé!
Contents
- 1 Kỹ năng giao việc là gì?
- 2 Tầm quan trọng của kỹ năng giao việc
- 3 Giao việc không hiệu quả gây ra hậu quả như thế nào?
- 4 6 bước làm chủ kỹ năng giao việc của nhà quản lý
- 4.1 Bước 1: Phân quyền cho cấp dưới
- 4.2 Bước 2: Đào tạo, huấn luyện trước khi giao tiếp
- 4.3 Bước 3: Biết khuyến khích, động viên kịp thời
- 4.4 Bước 4: Biết cách giao việc hiệu quả
- 4.5 Bước 5: Cung cấp thông tin đầy đủ về công việc cho cấp dưới hiệu quả
- 4.6 Bước 6: Cho phép cấp dưới tham gia quá trình ra quyết định đối với công việc họ được giao.
Kỹ năng giao việc là gì?
Kỹ năng giao việc (delegation skills) là khả năng chọn lựa và ủy thác các nhiệm vụ, trách nhiệm, hoặc dự án cho người khác trong tổ chức của bạn. Điều này đòi hỏi khả năng đánh giá và lựa chọn người thích hợp để thực hiện công việc, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cần thiết, theo dõi tiến độ, và duy trì sự kiểm soát chung.
Tầm quan trọng của kỹ năng giao việc
Tầm quan trọng của kỹ năng giao việc không thể bị coi thường, và các điểm bạn đã đề cập hoàn toàn chính xác. Dưới đây là sự phân tích chi tiết về các điểm quan trọng về tầm quan trọng của kỹ năng giao việc:
- Tạo ra đội ngũ kề cận chất lượng: Kỹ năng giao việc cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và mang tính chiến lược, trong khi phân chia nhiệm vụ hàng ngày cho đội ngũ. Điều này giúp tạo ra một đội ngũ chất lượng, với mỗi thành viên chịu trách nhiệm và đóng góp vào những khía cạnh cụ thể của công việc.
- Tạo động lực cho nhân viên: Khi bạn ủy thác nhiệm vụ cho nhân viên và thể hiện niềm tin vào khả năng của họ, điều này có thể tạo động lực và cảm giác tự trọng cho họ. Họ cảm thấy được coi trọng và có khả năng đóng góp, từ đó tạo nên sự cam kết và cống hiến.
- Tăng hiệu suất làm việc: Kỹ năng giao việc giúp tập trung sự chú ý của bạn vào nhiệm vụ chiến lược hơn, trong khi các nhiệm vụ hàng ngày được ủy thác cho đội ngũ. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc, vì mỗi thành viên được phân chia công việc phù hợp với năng lực của họ.
- Tăng sự đáng tin cậy: Khi bạn ủy thác nhiệm vụ và trách nhiệm cho nhân viên, bạn thể hiện sự tin tưởng vào khả năng của họ. Khi họ thực hiện nhiệm vụ một cách thành công, điều này tạo nên sự đáng tin cậy và thể hiện rằng bạn có thể dựa vào họ trong tương lai.
>> Xem thêm: 20+ kỹ năng quản lý nhân sự không thể thiếu cho nhà quản trị
Giao việc không hiệu quả gây ra hậu quả như thế nào?
Giao việc nhưng không sắp xếp và tính toán kỹ lưỡng có thể gây rối ren cho toàn bộ các thành viên và bản thân bạn cũng phải tốn công xử lí. Đơn cử như:
- Tốn nhiều thời gian nhưng lại không giải quyết công việc hiệu quả: Giao việc hời hợt cho những cá nhân khuyết hay thiếu khả năng cho một lĩnh vực nào đó sẽ kéo dài thời gian thực hiện công việc.
- Quy trình công việc chung bị ngưng trệ và tạo hiệu ứng cổ chai (bottleneck): Nhà quản lý nắm rất nhiều đầu việc mà không thể thực hiện một mình. Do đó, cần phân chia lại cho nhân viên dưới quyền. Nhưng nếu ủy thác sải chổ, công việc sẽ không có đầu ra.
- Áp lực, căng thẳng vì sẽ đối mặt với sự chậm trễ tiến độ: độ công việc không được giải quyết vào trọng tâm thì bạn sẽ là người đối diện với tình trạng trễ tiến độ. Đây là sai lầm lớn nhất khi không có kỹ năng giao việc trong quản lý.
>> Xem thêm: Chiến lược khác biệt hóa | Vai trò và tầm quan trọng của chiến lược khác biệt hóa
6 bước làm chủ kỹ năng giao việc của nhà quản lý
Để thành thạo hơn trong kỹ năng giao việc, bạn cần tuần tự thực hiện 6 bước sau.
Bước 1: Phân quyền cho cấp dưới
Hãy cho phép nhân viên của bạn có một số quyền hạn nhất định để giải quyết các vấn đề. Tuy nhiên những quyền hạn đó chỉ dừng lại ở khả năng giải quyết các vấn đề trong công việc chẳng hạn tham gia giải quyết và đóng góp cho các vấn đề chung. Hãy hướng dẫn rõ ràng và càng cụ thể càng tốt để nhân viên của bạn định hướng rõ ràng để xử lý công việc.
Bước 2: Đào tạo, huấn luyện trước khi giao tiếp
Để tránh trường hợp “bỏ con giữa chợ” thì bạn hãy hướng dẫn và đạo tạo cho họ những kỹ năng cần thiết để khi giao việc, giữa bạn và họ sẽ không mất quá nhiều thời gian để trao đổi thêm.
Bước 3: Biết khuyến khích, động viên kịp thời
Trong quá trình giải quyết công việc, không khỏi tránh được những áp lực và tiêu cực trong công việc. Một trong những kỹ năng giao việc hiệu quả nhất đó chính là theo dõi và động viên kịp thời cấp dưới của bạn. Trao cho họ những niềm tin và sự khen ngợi. Chỉ có như vậy, họ mới cảm thấy không cô đơn và cảm thấy bị thụt lùi khi làm việc. Động viên cũng là một phương án để bạn thể hiện rằng bạn rất trọng dụng và tín nhiệm họ.
Bước 4: Biết cách giao việc hiệu quả
Kỹ năng giao việc không dừng lại ở việc trao cho nhân viên một núi công việc mà phải là sự chọn lọc, đánh giá năng lực của từng thành viên phù hợp với nhiệm vụ được giao. Khi bạn đánh giá được các nhân lực một cách chính xác thì việc bố trí công việc sẽ hiệu quả hơn, kết quả công việc được tốt hơn.
Bước 5: Cung cấp thông tin đầy đủ về công việc cho cấp dưới hiệu quả
Kỹ năng giao việc cũng bao gồm thông tin đầy đủ cho cấp dưới về dự án sắp triển khai bao gồm: dữ liệu về công việc, workplace, quy trình phối hợp, quy tình báo cáo, nhận thêm thông tin từ ai, nếu phát sinh vấn đề thì trao đổi công việc cùng ai, tìm kiếm sự hỗ trợ từ ai, từ phòng ban nào,… Để tránh mất thời gian trao đổi thêm giữa hai bên, bạn chắc chắn không nên bỏ qua bước này để hoàn thiện kỹ năng giao việc hơn.
Bước 6: Cho phép cấp dưới tham gia quá trình ra quyết định đối với công việc họ được giao.
Cho phép nhân viên đóng góp ý kiến vào công việc mà đội nhóm xử lý điều này không những làm cho kế hoạch được phát triển rộng hơn mà còn làm cho nhân viên cảm thấy họ rất được trọng dụng. Hơn nữa, khi ý kiến của họ được tiếp thu, họ sẽ cảm thấy rằng họ có trách nhiệm trọng việc đó và cố gắng hết mình để thực hiện chúng.
>> Xem thêm: 9 Cách tạo động lực làm việc cho nhân viên đơn giản nhất
Để biết thêm nhiều thông tin về kỹ năng giao việc hiệu quả cũng như các vấn đề liên quan, tham khảo ngay danh mục Bài viết hay để cập nhật nhiều thông tin bổ ích nhé!
Để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, nhà lãnh đạo được nhiều người ngưỡng mộ, ngoài những kiến thức chuyên nghành, bạn cũng nên trang bị cho mình những kỹ năng mềm để quản lý một tập thể một cách hiệu quả hơn.
Vừa rồi bài viết về kỹ năng giao việc đã giúp bạn có được cái nhìn rộng hơn về loại kỹ năng mềm này. Để trở thành một leader chuyên nghiệp và uy tín, bạn cũng có thể tham khảo các khóa học tại Cts Việt Nam để lựa lựa chọn cho mình hướng đi phù hợp nhất cho tương lại. Đến với Cts Việt Nam, bạn sẽ không cảm thấy lãng phí với những gì mà bạn bỏ ra. Chúc bạn thành công!
Xem thêm:
