Mâu thuẫn là một phần tất yếu trong cuộc sống hàng ngày của mỗi người. Bạn có thể có những bất đồng với gia đình, bạn bè hoặc đồng nghiệp của mình, nhưng điều quan trọng không phải là kiềm nén trong lòng, mà là học cách giải quyết mâu thuẫn một cách lành mạnh. Tuy nhiên kỹ năng giải quyết mâu thuẫn tốt không phải là thứ mà ai cũng có. Vì vậy qua bài viết này, CTS Việt Nam sẽ chia sẻ cho bạn bí kíp để rèn luyện kỹ năng giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả nhất!
Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn tốt giúp làm bền chặt các mối quan hệ
Các nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn thường gặp trong công việc
Trước khi xử lý một mâu thuẫn ta phải tìm hiểu nguồn gốc của nó. Xung đột tại nơi làm việc đề cập đến những bất đồng hoặc khác biệt về quan điểm về một chủ đề cụ thể. Những khác biệt này có thể leo thang thành tương tác đối nghịch khi một bên cố gắng phản bác ý kiến và quyết định của bên kia. Dưới đây là hai loại xung đột phổ biến có thể xảy ra tại nơi làm việc của bạn:
• Xung đột về nhiệm vụ hoặc vai trò: Xung đột về nhiệm vụ hoặc vai trò xảy ra khi có sự khác biệt hoặc bất đồng về trách nhiệm, nhiện vụ, việc phân bổ nguồn lực hoặc mục tiêu liên quan đến công việc. Loại xung đột này có thể phát sinh khi có sự không chắc chắn về vai trò công việc, các ưu tiên không cần thiết hoặc các nhiệm vụ chồng chéo.
• Xung đột giữa các cá nhân: Xung đột giữa các cá nhân bao gồm tranh chấp, căng thẳng hoặc bất đồng quan điểm. Những xung đột này thường nảy sinh do sự khác biệt về tính cách, phong cách làm việc, giá trị hoặc quan điểm. Ví dụ bao gồm xung đột giữa đồng nghiệp, xung đột giữa người giám sát và cấp dưới hoặc xung đột giữa các thành viên trong nhóm.
>> Chia sẻ: Kỹ năng quản lý thời gian – Bí kíp làm chủ cuộc sống!
Xung đột trong công việc bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau
Các bước giải quyết mâu thuẫn bạn nên biết
Để giải quyết mâu thuẫn hiệu quả bao gồm sự kết hợp giữa kỹ năng giao tiếp, sự đồng cảm, giải quyết vấn đề và đàm phán. Dưới đây là một số cách giải quyết mâu thuẫn bạn có thể thực hiện để điều hướng và giải quyết sự bất đồng mang tính xây dựng:
• Thừa nhận sự bất đồng và xác định vấn đề: Đôi bên cần phải nhận ra rằng mâu thuẫn đang tồn tại và nó cần được giải quyết. Việc tránh né hoặc phủ nhận xung đột có thể khiến tình hình leo thang hơn nữa. Bên cạnh đó, trình bày rõ ràng các vấn đề hoặc mối quan tâm cụ thể gây ra xung đột. Đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia đều có sự hiểu biết chung về các vấn đề hiện tại.
• Lùi lại một bước và kiểm soát cảm xúc: Khi cảm xúc dâng trào,sẽ rất khó khăn để có một cuộc nói chuyện hiệu quả. Hãy hít một hơi thật sâu, bình tĩnh lại và cố gắng tiếp cận cuộc mâu thuẫn với tư duy kiên nhẫn và điềm tĩnh.
>> Góc kiến thức: Kỹ năng làm việc nhóm – Nâng cao hiệu suất làm việc, hạn chế mâu thuẫn!
Học cách lùi lại một bước để tránh gia tăng mâu thuẫn
• Giao tiếp cởi mở: Bắt đầu cuộc đối thoại tôn trọng và cởi mở với đối phương. Lắng nghe tích cực, cho phép mỗi người bày tỏ quan điểm của mình mà không bị gián đoạn hoặc phán xét. Thể hiện sự đồng cảm bằng cách cố gắng hiểu quan điểm và cảm xúc của họ.
• Tìm điểm chung: Xác định các quan điểm đồng thuận hoặc mục tiêu chung. Nhấn mạnh lợi ích và mục tiêu chung của đôi bên để thúc đẩy sự hợp tác và ý thức làm việc hướng tới một giải pháp cùng có lợi.
Xác định quan điểm chung của cả hai phía
• Cùng nhau đưa ra giải pháp: Khuyến khích việc động não sáng tạo để tạo ra nhiều giải pháp tiềm năng. Tránh chỉ trích hoặc bác bỏ các ý tưởng trong giai đoạn này. Hãy nhắm đến số lượng hơn là chất lượng vào thời điểm này.
• Đánh giá và lựa chọn giải pháp phù hợp: Đánh giá từng giải pháp tiềm năng dựa trên tính khả thi, hiệu quả và khả năng giải quyết các vấn đề cốt lõi. Tìm kiếm kết quả đôi bên cùng có lợi khi giải quyết được nhu cầu và lợi ích của cả hai bên.
Lựa chọn giải pháp phù hợp để thỏa mãn được nhu cầu và lợi ích của hai bên
Làm sao để hạn chế xảy ra sự mâu thuẫn trong công việc?
Mặc dù việc loại bỏ tất cả các xung đột tại nơi làm việc là một thách thức nhưng bạn có thể chủ động thực hiện các biện pháp ngăn chặn xung đột leo thang và giảm thiểu sự xuất hiện của chúng. Dưới đây là một số chiến lược giúp ngăn ngừa xung đột tại nơi làm việc:
• Thúc đẩy môi trường làm việc tích cực: Tạo môi trường làm việc thúc đẩy giao tiếp cởi mở, tôn trọng và hợp tác. Khuyến khích một văn hóa làm việc tích cực và hòa nhập, nơi sự khác biệt được coi trọng và nhân viên cảm thấy an toàn khi bày tỏ ý kiến và mối quan tâm của mình.
• Xác định rõ ràng vai trò và kỳ vọng: Thiết lập rõ ràng vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng đối với mỗi thành viên trong công ty. Đảm bảo mọi người hiểu mô tả công việc, mục tiêu cá nhân và cách công việc của họ đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.
• Cải thiện giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng trong việc ngăn ngừa những hiểu lầm và xung đột. Khuyến khích các kênh liên lạc cởi mở và minh bạch, cung cấp phản hồi thường xuyên và thúc đẩy sự lắng nghe tích cực. Nuôi dưỡng văn hóa phản hồi mang tính xây dựng và khuyến khích nhân viên sớm giải quyết mọi mối quan ngại hoặc xung đột.
Khuyến khích giao tiếp và phản hồi tích cực giúp hạn chế xảy ra mâu thuẫn
• Khuyến khích làm việc theo nhóm: Khuyến khích làm việc theo nhóm có thể giúp xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn và giảm xung đột. Thúc đẩy ý thức về mục đích chung và thiết lập các kênh cộng tác và chia sẻ thông tin giữa các nhóm hoặc phòng ban.
• Giải quyết vấn đề kịp thời: Khuyến khích nhân viên giải quyết mọi xung đột hoặc quan ngại ngay khi chúng phát sinh. Kịp thời điều tra và giải quyết các vấn đề, đảm bảo rằng tất cả các bên đều có cơ hội bày tỏ quan điểm của mình và hướng tới một giải pháp chung cho mọi người.
• Dẫn dắt bằng tấm gương: Với tư cách là người quản lý và lãnh đạo bạn nên thể hiện thái độ tôn trọng và hợp tác qua việc lắng nghe tích cực, đồng cảm và cởi mở. Đồng thời khuyến khích và làm mẫu các kỹ năng xử lý mâu thuẫn mang tính xây dựng.
Hãy trở thành một tấm gương tốt để các thành viên học hỏi và phát triển
Hãy nhớ rằng, giải quyết xung đột một cách hiệu quả đòi hỏi sự kiên nhẫn, cởi mở và sẵn sàng thỏa hiệp. Qua việc chủ động giải quyết sự bất đồng tiềm ẩn và thúc đẩy môi trường làm việc tích cực và hòa nhập, các tổ chức có thể thực hiện các bước quan trọng nhằm ngăn chặn xung đột và tạo ra một nơi làm việc thuận lợi và hài hòa.
Bên cạnh đó, cần lưu ý rằng bản thân sự mâu thuẫn không xấu hay tốt. Đó là một phần tự nhiên và không thể tránh khỏi trong sự tương tác của con người và có thể phát sinh trong nhiều tình huống khác nhau. Bằng cách sử dụng các kỹ năng xử lý mâu thuẫn hiệu quả, các cá nhân và nhóm có thể biến xung đột thành cơ hội để phát triển, học hỏi, hợp tác và làm các mối quan hệ bền chặt hơn.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các kỹ năng lãnh đạo chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay CTS Việt Nam. Với các chương trình đào tạo chất lượng, hiệu quả và đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm giảng dạy trên nhiều lĩnh vực, chúng tôi cam kết sẽ giúp phát triển các kỹ năng của bạn một cách toàn diện nhất.
