Bảng chấm công là một trong những loại bảng biểu phổ biến nhất hiện nay, để sử dụng trong việc theo dõi ngày công thực tế của nhân viên để từ đó tính lương. Nhưng không phải ai cũng biết cách làm bảng chấm công sao cho chuẩn chỉnh, và thuận tiện trong việc đánh giá nhân viên. Sau đây, hãy cùng thietbichamcong.com.vn theo dõi cách làm bảng chấm công chi tiết nhất!
Contents
Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là mẫu bảng biểu mà các cơ quan hoặc doanh nghiệp dùng để theo dõi các ngày công thực tế của các nhân viên cấp dưới (bao gồm cả nhân viên đang làm việc, đã nghỉ việc hoặc nghỉ hưởng BHXH trong tháng), từ đó làm cơ sở để đánh giá sự chuyên cần, tích cực, chăm chỉ, hiệu quả công việc cũng như là trả lương cho nhân viên.
Mỗi phòng/ban trong từng bộ phận của doanh nghiệp đều phải có mẫu bảng chấm công riêng. Các phòng ban thông thường sẽ làm bảng theo chu kỳ mỗi tháng, sau đó sẽ nộp cho bộ phận kế toán để lưu trữ và sử dụng tính lương cho người lao động. Loại bảng này được tạo và chỉnh sửa trên phần mềm Excel để thuận tiện cho doanh nghiệp sử dụng.
Xác định mô hình bảng chấm công chi tiết
Trước khi tạo lập 1 file excel, bạn nên hình dung, tưởng tượng ra trước xem bảng chấm công bao gồm những gì, có bao nhiêu sheet, nội dung như thế nào và cách hoạt động ra sao,…Khi đã trả lời được những câu hỏi trên thì bạn sẽ biết rõ cách làm bảng chấm công trên Excel để có kết quả như ý muốn. Dưới đây, thietbichamcong.com.vn sẽ hướng dẫn cách xác định mô hình để làm bảng chấm công như sau:
– File chấm công bao gồm 13 sheet, mỗi sheet là 1 tháng và 1 sheet làm danh sách các nhân viên.
– Mỗi tháng trung bình là 20 nhân viên.
– Ký hiệu chấm công có thể thay đổi tùy theo người sử dụng (mỗi người có thể chấm 1 kiểu ký hiệu nhưng phải đồng nhất trong 12 tháng).
– Mỗi bảng chấm công phải ghi rõ ngày, thứ trong tháng. Vào thứ 7 và Chủ nhật thì đổi màu khác so với ngày thường.
– Tự tính tổng số công trong tháng.
– Tên nhân viên trong bảng sẽ lấy từ danh sách nhân viên.
– Liên kết giữa các tháng với nhau để thao tác dễ dàng.
Đọc ngay: Tham khảo những mẫu máy chấm công vân tay giá tốt nhất thị trường
Hướng dẫn cách làm bảng chấm công bằng Excel
Tạo bố cục các sheet
Mô hình được xác định là 13 sheet, nhưng khi bắt đầu, bạn chỉ cần làm 2 sheet:
– Sheet danh sách nhân viên (DSNV).
– Sheet Tháng 1 (Các tháng sau có thể copy và đổi tên).
Lập sheet danh sách các nhân viên
Đối với sheet này, nội dung chủ yếu là tên và mã nhân viên. Bạn bắt buộc phải tạo mã nhân viên bởi vì có thể có trường hợp trùng tên dẫn đến khó khăn trong việc quản lý.
Bên cạnh đó, trong sheet này còn có các nội dung khác liên quan như ngày sinh, số CMND/căn cước công dân, quê quán, ngày bắt đầu vào làm,…
Bạn có thể tạo theo chỉ dẫn dưới đây:
Mẫu tạo danh sách nhân viên
Cột ngày sinh (Cột E), bạn bôi đen cả cột và định dạng Format Cell/Number/Custome/dd-mm-yyyy để khi bạn nhập bất kỳ dữ liệu kiểu ngày tháng vào cột này, nó sẽ tự động đưa về dạng dd-mm-yyyy.
Bạn nên chừa ra khoảng 2 đến 3 dòng trên cùng để tạo liên kết đến các sheet khác. Bên trái cách ra 1 cột để dự phòng nếu cần bổ sung thêm nội dung.
Lập Sheet tháng 1
Trước tiên, bạn tạo khung cho bảng chấm công bao gồm các nội dung sau:
– Tiêu đề “Bảng chấm công”, tháng bao nhiêu, bộ phận chấm công, định mức ngày công trong tháng.
– Các cột: mã nhân viên (Mã NV), tên nhân viên, ngày trong tháng (31 ngày tưởng ứng với 31 cột), 4 đến 5 cột tính quy ra công, 1 cột sử dụng để ghi chú.
Lập Sheet tháng 1
Tiếp theo, bạn chỉnh độ rộng của các cột sao cho gọn và dễ nhìn. Các cột ngày trong tháng có thể thu nhỏ lại vừa đủ để chấm công thooi. Cột quy ra số công cũng không cần rộng lắm. Chủ yếu cột mã và tên nhân viên được hiển thị đầy đủ.
Tạo ngày tháng trong bảng chấm công trên Excel
Bạn cần xác định 2 yếu tố sau:
– Năm sử dụng của bảng chấm công này. Ví dụ năm 2022 ở D1.
– Tháng sử dụng để chấm công bằng cách dùng hàm: =date($D$1;1;1). Lưu ý, dấu ngăn cách các thành phần trong hàm có thể sử dụng dấu ; hoặc dấu , tùy theo thiết lập của máy tính. Ở hàm trên, giá trị ở ô D1 là “Năm”, 1 = “Tháng”, 1 = “Ngày”.
Tạo các ký hiệu chấm công trong Excel
Bạn lựa chọn một số ký hiệu chấm công tương ứng với từng người:
– Ngày công được tính trên thực tế (Làm đầy đủ với số ngày công).
– Nửa ngày công.
– Ngày nghỉ được hưởng trọn lương (ngày phép, công tác, đi họp,…).
– Ngày nghỉ không lương.
Tạo các ký hiệu chấm công cho từng nhân viên
Tạo các hàm chấm công tự động trong Excel
Các bước trong cách làm bảng chấm công trên Excel không thể thiếu việc tạo hàm tự động. Để tính được công thực tế cho nhân viên, bạn sử dụng hàm sau: =COUNTIF($E11:$A11;$G$34). Cụ thể:
– Hàm COUNTIF được sử dụng để đếm số lần xuất hiện của giá.
– Tính nửa ngày công =COUNTIF($E11:$A11;$G$35).
– Ngày nghỉ có tính tương =COUNTIF($E11:$A11;$G$36).
– Ngày nghỉ không lương =COUNTIF($E11:$A11;$G$37).
– Đau ốm hoặc thai sản =COUNTIF($E11:$A11;$G$38).
Tổng số ngày tính công sẽ được tính dựa trên yêu cầu tính công của mỗi đơn vị. Ví dụ: Tổng ngày công = Số ngày công thực tế + Nửa ngày công x 0.5 + Nghỉ hưởng lương + Đau ốm, thai sản.
Sau khi đã đặt xong hàm công thức cho 1 nhân viên, bạn tiến hành copy công thức này cho những nhân viên khác trong danh sách.
>> Xem thêm: https://thietbichamcong.com.vn/may-cham-cong.html
Các mẫu bảng chấm công phổ biến hiện nay
Cuối cùng, thietbichamcong.com.vn sẽ giới thiệu đến bạn một số mẫu bảng chấm công được sử dụng phổ biến hiện nay để bạn có thể xác định được cách làm bảng chấm công phù hợp với công ty của bạn nhất.
Mẫu 1: Bảng chấm công hằng ngày
Mẫu 2: Bảng chấm công sản xuất
Mẫu 3: Bảng chấm công tăng ca
Kết luận
Trên đây, thietbichamcong.com.vn đã hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên công cụ Excel chi tiết. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong công việc, cũng như các tài liệu liên quan đến bảng chấm công. Nếu bạn có thắc mắc hoặc cần tư vấn về máy chấm công tự động ứng dụng vân tay, thẻ từ, khuôn mặt (TAS-ERP) thì hãy liên hệ qua số hotline 0936.017.939 để được SmartID hỗ trợ kịp thời.
